Кто принимает решение о замене
Первая ошибка в стрессовой ситуации — искать решение коллективно, вместо того чтобы следовать заранее согласованному порядку. Ещё на этапе подготовки стоит зафиксировать, кто на площадке уполномочен принять решение о замене подрядчика: обычно это координатор, а не организатор, который может быть недоступен в моменте.
Что нужно передать замене за пять минут
- Технический райдер и требования к оборудованию или площадке
- Актуальный тайминг с отметкой, к какому блоку привязана задача подрядчика
- Контакты координатора и других подрядчиков, с которыми нужно взаимодействовать
- Зону ответственности и то, что уже выполнено предыдущим подрядчиком
Подключение по QR вместо пересылки файлов
Когда замена найдена, её нужно ввести в курс дела быстро, а не через цепочку пересланных писем и скриншотов. В EVENTVALD новый подрядчик подключается к событию по QR-коду или ссылке и сразу видит тайминг, свою зону ответственности и прикреплённые файлы — без промежуточной пересылки материалов через координатора вручную.
После замены: обновите тайминг и сообщите команде
Если новый подрядчик работает по другому графику монтажа или подачи, соответствующий блок тайминга нужно поправить — и об этом должна узнать вся команда, а не только координатор, который вёл переговоры о замене. Изменение статуса блока в EVENTVALD сразу видно всем причастным ролям.